Dicas para criar uma recepção eficiente

A recepção de um condomínio é literalmente a primeira experiência entre cidadão e o condomínio em si. Ser bem atendido fará toda a diferença na avaliação final do visitante, afinal, qualquer lugar que nos atenda mal fica marcado para sempre em nossa memória

Imagine então que você frequente um condomínio e constantemente tem problemas com o atendimento, as informações não são bem passadas e você não consegue resolver os problemas na recepção.

Tudo isso faz com que a credibilidade e a satisfação caia e a estadia passe a ser evitada. A situação é ainda pior se você mora no lugar e não aguenta mais a equipe de recepção.

Infelizmente este é um problema que acontece com certa frequência em muitas empresas. Por vezes, os funcionários agem com displicência por não estarem motivados ou por acharem que não são suficientemente valorizados.

O estresse do atendimento ao público alimenta a falta de motivação, seja pela falta de educação dos visitantes ou por problemas causados por moradores.

Pensando nisso, nós trouxemos algumas dicas para solucionar estes problemas. Confira:

Treinamentos e campanhas motivacionais

Aplique treinamentos e campanhas motivacionais para preparar os funcionários. Eles devem se sentir bem ao interagir com os diferentes tipos de público.

O funcionário não pode se sentir intimidado e deve saber como se comunicar de forma clara, educada e objetiva. Deixe-os aptos para encarar a difícil rotina do atendimento.

Apresentação Pessoal

Por mais preparada que esteja uma equipe de recepção, a apresentação pessoal é fundamental para passar uma boa impressão. Atenção com uniformes, penteados, maquiagem e higiene pessoal são itens que devem ser sempre reforçados.

Use a tecnologia

Equipe sua recepção com recursos tecnológicos úteis e funcionais para resolver conflitos e problemas o mais rápido possível quando solicitados. A tecnologia é hoje uma das maiores aliadas de uma recepção eficiente, especialmente no que se refere a controle de acesso.

O investimento em sistemas adequados pode garantir qualidade e eficácia aos serviços prestados, minimizando a possibilidade de falha humana.

Gerencie e supervisione

Esteja sempre a par de todos os problemas e tome atitudes para resolvê-los antes que se espalhem e causem um mal ainda maior. É preciso acompanhar de perto o trabalho. Para isso, prepare uma equipe de gerenciamento para estar próxima no dia a dia do condomínio e da recepção.

Integração funcionário e empresa

Considere oferecer aos funcionários programas para integrar os colaboradores. Assim, a relação entre eles e a empresa será muito mais do que meramente um vínculo empregatício. Não há nada melhor do que ter funcionários motivados e que tenham “amor à camisa”.

Formalize procedimentos

A formalização de procedimentos é fundamental para a melhoria de qualidade da recepção. A equipe de recepção deve estar preparada para saber como agir nas diversas situações e os procedimentos devem ser claros e objetivos.

Autonomia

Essa é uma situação controversa, mas acreditamos que dar certa autonomia é fundamental para melhorar a qualidade do atendimento.

Imprevistos acontecem e a equipe de recepção deve estar preparada para tomar atitudes proativas e tentar solucionar o problema, sem deixar de lado a segurança e regras do condomínio. Para isso, deixe bem claro nos procedimentos em quais situações emergenciais a recepção pode atuar com maior autonomia.